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Arquiv

 

O Arquiv  (Arquivo Administrativo), é o módulo que apoiará a Gestão Documental na primeira  fase do ciclo de vida, enquanto os documentos mantêm o seu valor primário. Nesta  fase, a instituição que os produziu ou recebeu, utiliza-os com uma certa  frequência, pelo que necessita de os ter convenientemente registados, descritos, organizados e acessíveis. Só assim será possível aceder-lhes eficazmente. O  Arquiv é a solução ideal para Arquivos Administrativos da Administração Central, Local e Empresarial.

 

 

Funcionalidades:

 

- Facilita o  processo de registo dos documentos (recebidos, internos e expedidos);

 

- Permite a sua digitalização (viabilizando a redução da produção e circulação de documentos em suporte papel);

 

- Controla eficazmente a sua tramitação  (possibilitando, constantemente, a localização de qualquer  documento);

 

- Promove a responsabilização (identifica os  responsáveis pelo processamento);

 

- Facilita a pesquisa de  informação (pelas mais diversas vias), facultando informação permanentemente  actualizada;

 

- Constitui um suporte para a gestão documental  (facultando alertas relativamente à possibilidade de eliminação ou transferência  para arquivo histórico, dos documentos que vão perdendo o seu valor  primário);

 

- Atribui níveis de segurança diferenciados;

 

- Planeamento de níveis de acesso;

 

- Certificação de Assinatura Digital.

 

Vantagens:

 

- Capacidade  inata de poder dialogar com outras estruturas de dados;

 

- Controla e  acompanha as actividades da organização;

 

- Estrutura modular e fácil  parametrização;

 

- Impossibilidade de extravio ou falsificação de  documentos;

 

- Múltiplas imagens e/ou ficheiros por documento;

 

- Permite a unificação e associação de formulários utilizados pela organização;

 

- Permite ainda, fora da empresa, acompanhar e dar continuidade ao processo;

 

- Permite que todos os  utilizadores comuniquem entre si, independentemente da sua localização  geográfica, através do interface web;

 

- Planeamento de níveis de  acesso;

 

- Reduz o trabalho administrativo;

 

- Reduz os  custos;

 

- Segurança absoluta;

 

- Utilização do Plano de  Classificação, das Tabelas de Selecção e do Organograma da Organização;

 

- Utilização Mono Posto ou em  Rede.

 

 

 

Para saber mais detalhes clique num dos seguintes módulos:

Arquiv

ArqInt

ArqHist

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