Arquiv
O Arquiv (Arquivo Administrativo), é o módulo que apoiará a Gestão Documental na primeira fase do ciclo de vida, enquanto os documentos mantêm o seu valor primário. Nesta fase, a instituição que os produziu ou recebeu, utiliza-os com uma certa frequência, pelo que necessita de os ter convenientemente registados, descritos, organizados e acessíveis. Só assim será possível aceder-lhes eficazmente. O Arquiv é a solução ideal para Arquivos Administrativos da Administração Central, Local e Empresarial.
Funcionalidades:
- Facilita o processo de registo dos documentos (recebidos, internos e expedidos);
- Permite a sua digitalização (viabilizando a redução da produção e circulação de documentos em suporte papel);
- Controla eficazmente a sua tramitação (possibilitando, constantemente, a localização de qualquer documento);
- Promove a responsabilização (identifica os responsáveis pelo processamento);
- Facilita a pesquisa de informação (pelas mais diversas vias), facultando informação permanentemente actualizada;
- Constitui um suporte para a gestão documental (facultando alertas relativamente à possibilidade de eliminação ou transferência para arquivo histórico, dos documentos que vão perdendo o seu valor primário);
- Atribui níveis de segurança diferenciados;
- Planeamento de níveis de acesso;
- Certificação de Assinatura Digital.
Vantagens:
- Capacidade inata de poder dialogar com outras estruturas de dados;
- Controla e acompanha as actividades da organização;
- Estrutura modular e fácil parametrização;
- Impossibilidade de extravio ou falsificação de documentos;
- Múltiplas imagens e/ou ficheiros por documento;
- Permite a unificação e associação de formulários utilizados pela organização;
- Permite ainda, fora da empresa, acompanhar e dar continuidade ao processo;
- Permite que todos os utilizadores comuniquem entre si, independentemente da sua localização geográfica, através do interface web;
- Planeamento de níveis de acesso;
- Reduz o trabalho administrativo;
- Reduz os custos;
- Segurança absoluta;
- Utilização do Plano de Classificação, das Tabelas de Selecção e do Organograma da Organização;
- Utilização Mono Posto ou em Rede.
Para saber mais detalhes clique num dos seguintes módulos: